Como ter uma gestão eficiente de locação de equipamentos

Fazer uma gestão eficiente da sua locadora de equipamentos online é essencial para manter o bom funcionamento do negócio. Esqueça o controle por meio de anotações ou até mesmo por planilhas, é preciso ter uma perspectiva mais abrangente e profissional. Assim, além de você usufruir dos benefícios de manter os processos mais organizados e evitar prejuízos, também constrói uma imagem de maior confiança perante os clientes.  

A gestão de locação de equipamentos é o trabalho de administrar as questões relacionadas ao maquinário que é alugado para um cliente. Dentre os benefícios de otimizar o controle de locação de equipamentos da sua companhia está: 

• Controle de ativos: para saber quais e quantas máquinas estão disponíveis para locação em determinado momento. Fora isso, garante que um cliente não utilize seus equipamentos além do período contratado.
• Correção de falhas: a fim de evitar que os equipamentos sejam disponibilizados novamente para locação com algum defeito.
• Diminuição do tempo de inatividade: é possível utilizar métodos de rotatividade para evitar que uma máquina fique parada por muito tempo e, consequentemente, que você perca dinheiro.
• Boa imagem: os clientes percebem se uma empresa é – ou não – organizada, e quanto mais regrada ela for, mais credibilidade transmite. Dessa forma, aumenta o sentimento de segurança dos usuários e a capacidade da sua empresa de se destacar da concorrência.

Se você busca formas de fazer uma gestão eficiente, continue neste artigo. Aqui, você verá: 

1. Como fazer uma gestão mais eficiente na sua locadora de equipamentos online
2. 4 formas de otimizar a gestão na prática
3. Como aplicações podem (e devem) auxiliar em uma gestão eficiente

1. Como fazer uma gestão mais eficiente na sua locadora de equipamentos online 

Para uma gestão otimizada, o primeiro passo é o mapeamento das etapas e processos, elencando todas as fases da operação da empresa. Para uma melhor avaliação, elas devem ser diferenciadas entre tipos de atividades e nível de relevância de cada uma delas.  

Em seguida, é preciso realizar uma análise de quais pontos priorizar por meio de uma pesquisa aprofundada sobre os processos internos. Ela servirá de base para determinar qual é a ordem dos tópicos a serem priorizados. Depois de fazer as análises, é a hora de pensar nas possíveis mudanças para melhorar os trabalhos na locadora. 

Por fim, é importante acompanhar os resultados e avaliar se as alterações estão gerando resultados melhores quando comparados com os processos anteriores. Caso não esteja, não há problemas em reestruturar a proposta aplicada e testar outra ação com maior efetividade. 

2. 4 formas de otimizar a gestão na prática 

• Organize os seus equipamentos: é preciso mantê-los fisicamente organizados, contando com o registro de cada um, tanto de locações quanto de manutenções.
• Faça um controle dos dados dos clientes e dos fornecedores: esses dois tipos de informações são extremamente preciosos para a sua empresa. Por isso, é preciso que eles estejam sempre organizados e atualizados. Dentre os dados mais importantes estão: informações de contato, histórico de contratos, ramo de atuação e se está ativo ou inativo.
• Gerencie os contratos: eles representam a entrada de capital, por isso é imprescindível ter o controle sobre os contratos vigentes, quando eles encerram, se podem ser renovados e quais clientes precisam de uma atenção especial.
• Administre a vida financeira da sua empresa: tenha conhecimento sobre as previsões de entradas e saídas e faço o controle de todas as despesas.

3. Como aplicações podem (e devem) auxiliar em uma gestão eficiente 

Controlar, adequadamente, todos os processos de uma empresa de locação de equipamentos online pode ser um grande desafio. Por isso, uma plataforma que auxilie nessa demanda representa, atualmente, não só uma forte aliada, mas também um “membro” de extrema relevância na equipe. 

Um sistema feito, especificamente, para empresas de locação viabiliza a realização das formas de otimização citadas acima. Inclusive fornece relatórios para que as tomadas de decisões estratégicas sejam feitas de forma embasada. 

Com a Eloca, por exemplo, você pode automatizar grande parte dos processos de aluguel. Isso acontece porque todos os detalhes contratuais são acertados diretamente com o cliente e de forma online. Além disso, com essa plataforma, você tem um maior controle do estoque, o que é essencial para locadoras virtuais. Dessa forma, é possível ter relatórios completos sobre cada item em estoque e controlar o fluxo de entrada e saída. Tudo o que sai deve ser registrado com a devida data para devolução, para que seja possível agendar novas locações com antecedência.  

Outra vantagem é um melhor relacionamento com o cliente, uma vez que todas as transações são registradas, incluindo máquinas alugadas, período e valores. Quanto mais informações sobre o locatário você tiver, mais eficiência o controle de locação de equipamentos terá.