Outsourcing de impressão: reduza custos e aumente a produtividade do seu negócio

O outsourcing de impressão é um conceito que vem conquistando cada vez mais o mundo corporativo e tem sido muito utilizado em processos não estratégicos e não vinculados à atividade fim de uma empresa. Aqui, o principal objetivo é controlar e reduzir os gastos que uma empresa tem com impressão. Adaptar a sua locadora online para disponibilizar impressoras e esse tipo de prestação de serviço auxiliará o seu negócio a se destacar. 

A terceirização – ou outsourcing – de impressão tem acompanhado a crescente tendência do mercado de locação de equipamentos. Ela surgiu para solucionar algumas questões problemáticas, como: 1) impressoras multifuncionais são parte do funcionamento de, praticamente, todas as companhias e, apesar disso, muitas não sabem o quanto gastam com impressões; 2) a aquisição de impressora e seus componentes, como toners, pode ser bastante custosa; e 3) a manutenção das impressoras pode demandar bastante tempo e dinheiro.  

Em um exemplo mais prático, imagine um negócio de grande porte, com diversos departamentos, aproximadamente, mil colaboradores e uma média de 85 mil impressões mensais. Ao contratar o serviço de outsourcing, a empresa deixaria de ter custo com compra de equipamento, manutenção e compra de suprimentos. Além disso, ela também passa a delegar toda a responsabilidade de funcionamento e abastecimento para a empresa de locação de equipamentos. Dessa forma, a área de TI terá uma demanda a menos e pode focar sua atenção em atividades mais importantes. 

Para entender mais sobre como sua empresa pode se beneficiar do outsourcing de impressão, continue neste artigo. Aqui, você verá: 

1. O que é outsourcing de impressão?
2. Vantagens do outsourcing de impressão
3. Como fazer a sua empresa de locação de equipamentos online se destacar nesse mercado

1. O que é outsourcing de impressão?

É a terceirização da operação de todo o parque gráfico e processos de impressão por meio da locação de impressoras, scanners, plotters e outros equipamentos relacionados à impressão. Entretanto, esse conceito não envolve somente alugar uma impressora, está atrelado também ao fornecimento da gestão de todo o ambiente de impressão por parte da contratada.  

Ou seja, a sua locadora disponibilizará o equipamento em si, mas também irá prover todos os suprimentos. Por exemplo, toners, cartuchos de tinta, grampos e até papel. Além disso, também será sua responsabilidade realizar manutenção preventiva e corretiva, suporte técnico e garantir ferramentas de monitoramento e bilhetagem. 

A bilhetagem de impressão faz parte das tecnologias essenciais para tornar o outsourcing de impressão uma solução completa.  É um software que permite aos gestores da empresa monitorar todas as impressões realizadas e identificar quais funcionários imprimiram quais documentos. Dessa forma, é possível distribuir uma cota de impressão, controlando o que é impresso e reduzindo o desperdício. 

Quando uma companhia contrata o serviço de outsourcing, ela, normalmente, busca: 

• Atualizar o parque de equipamentos sem gasto inicial;
• Monitorar em tempo real o que está sendo impresso;
• Definir políticas de impressão;
• Manter a equipe de TI focada nas atividades fim;
• Aumentar a produtividade dos colaboradores, diminuindo os tempos de parada, troca de suprimentos e manutenções.

Essa prestação de serviço pode ser utilizada por pequenas, médias e grandes empresas, escritórios, instituições de ensino e até hospitais. 

1. Vantagens do outsourcing de impressão

A contratante conta com ganhos como: 

• Maior eficiência dos processos;
• Redução de custos;
• Atualização tecnológica sem custos adicionais;
• Maior disponibilidade dos recursos de impressão;
• Maior produtividade das equipes, principalmente de TI;
• Redução dos desperdícios;
• Melhor gestão das impressões.

Essas melhorias somente são possíveis devido aos benefícios da locação de equipamentos e serviços prestados pela sua locadora durante a vigência do contrato. Os principais são: 

• Assistência técnica e manutenção dos equipamentos;
• Controle remoto dos suprimentos para que, antes que os cartuchos e toners acabem, a contratante receba novos;
• Renovação do maquinário de impressão;
• Implementação do sistema de gerenciamento de impressão completo e de segurança aprimorada.

1. Como fazer a sua empresa de locação de equipamentos online se destacar nesse mercado

Estar atento às tendências de mercado é um ponto crucial para garantir que o seu negócio conquiste os clientes que estão adotando o outsourcing de impressão. As previsões, de acordo com o estudo Print 2025: The journey to digital reinvention, mostram que 58% das empresas afirmaram que os fornecedores de impressão devem se tornar um parceiro estratégico para os tomadores de decisão de TI. 

Outra tendência relacionada ao mercado de impressão no Brasil é que, devido à economia do país, as empresas estão destinando menos recursos para atividades que não tragam lucro. Assim, como o outsourcing auxilia na redução dos custos, será um serviço de muita valia. 

Para se adequar aos pontos que as companhias levam em consideração ao contratar uma terceirizada em impressão, sua locadora de equipamentos deve:  

• Contar com uma equipe técnica treinada e capacitada em todos os produtos e ferramentas e escolher a melhor relação custo-benefício na seleção dos modelos de equipamentos, para cada grupo de usuários, do software de bilhetagem, no servidor de impressão, etc.
• Estar preparada para prover a instalação dos equipamentos em diversas localidades, bem como o transporte para levá-los, e ter um técnico especializado em cada localização.
• Estar preparada para o desafio de manter a solidez financeira para conseguir comprar e preparar os equipamentos, softwares, e demais produtos.

 
Portanto, se a sua locadora online já disponibiliza impressoras para alugar, é de extrema relevância que você considere expandir os seus serviços e, também, passe a fornecer o outsourcing de impressão. Se você ainda não loca equipamentos para impressão, comece a oferecer e inclua os serviços de terceirização. Assim, você irá chamar a atenção de mais clientes, destacando-se no mercado e aumentando as chances de fechar mais contratos.  

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