Como ter uma boa gestão de contratos nas locações

A sua locadora tem uma política clara de gestão de contratos para os clientes?  

Esta é uma peça-chave para que o equipamento e os serviços adicionais estejam assegurados pelo acordo entre ambas as partes, bem como reforça as regras, limites e obrigações para locadores e locatários.  

Dependendo do segmento da sua locadora, os contratos podem contar com mais ou menos especificações.  

Por isso, o documento padrão a ser utilizado na locadora deve ser redigido por um advogado especializado de forma clara e completa, evitando que haja inconvenientes para as partes na locação do equipamento.  

Sabendo desses pontos, confira os itens básicos de um contrato de locação: 

• Dados de locador e locatário; 
• Informações e especificidades dos equipamentos que serão alugados; 
• Obrigações de cada parte;
• Prazo de vigência do contrato (data de entrega e de devolução do equipamento); 
• Pagamento; 
• Garantias; 
• Multas. 

Acompanhe, a seguir, 4 dicas de como melhorar a gestão de contratos nas locações: 

1. Documente tudo e tenha clareza nas informações 

Alguns podem achar que pequenos detalhes ou informalidades não possam interferir no contrato de locação. Mas qualquer informação é necessária e deve estar presente no documento de forma clara.  

A falta de um dado de uma das partes, a restrição de algum cliente que foi ignorada na hora de montar o contrato ou qualquer outro fator, podem impactar e gerar prejuízos a ambas.  

Desta forma, deveres e direitos devem estar explícitos e serem acordados antes da assinatura do contrato.  

Estas garantias também interferem diretamente na reputação da sua locadora, tornando-a idônea e respeitada pelos clientes.  

2. Esteja atento aos prazos 

Os prazos devem ser levados à risca no processo de contratos de locação. Este processo é fundamental para que nada saia do planejamento e cause prejuízos para o negócio. 

Faça cronogramas e listagem por prioridade sobre contratos mais importantes e próximos de acabarem, evitando o risco de haver contratos perdidos ou irregulares — o que pode causar rescisão de contrato, burocracia e dor de cabeça. 

Contar com um sistema de gestão neste aspecto é fundamental para que você tenha todas as informações, documentos e cadastros de clientes em um único local, facilitando o gerenciamento e o comprimento correto dos prazos de locação. 

3. Digitalize a sua locadora 

Além de ser um fator cada vez mais demandado pelos clientes, a digitalização e redução de burocracias é essencial na melhor gestão de contratos.  

Ao utilizar o contrato digital, sua locadora ganha em tempo pelo acesso remoto, segurança, por não haver riscos de contratos perdidos, e maior controle, com catalogação destes registros.  

A assinatura digital também é outro aspecto importante nesta questão e fundamental neste processo. 

Leia também no ELOCA sobre Assinatura Digital: 3 cuidados ao criar uma assinatura digital 

4. Tenha o suporte de um sistema de gestão 

A experiência de fazer todo o acompanhamento e a gestão de contratos de locação em planilhas de forma manual é complicada, sujeita a erros e consome tempo dos colaboradores. 

Ao investir em um software específico para gestão, o processo se torna completamente diferente, de maneira automatizada, fácil e rápida. 

Com um sistema de gestão, sua locadora ganha em: 

• Alerta de prazos; 
• Timeline das etapas do contrato; 
• Personalização do documento; 
• Integração; 
• Assinatura eletrônica. 

Descomplique os seus processos de contratação da sua locadora e invista em um ERP para a melhor administração dos seus documentos, ganhando em praticidade para você e seus clientes. 

Para mais dicas, estratégias e funcionalidades para a sua locadora, o ELOCA é a plataforma completa.