4 passos para uma gestão de negócios eficiente

Melhore o desempenho da sua locadora sem complicações  

A gestão de negócios tem como principal objetivo aprimorar a forma como o seu negócio é administrado e as demandas executadas. Para alcançar tais resultados, é preciso fazer o gerenciamento em todos os departamentos da empresa a fim de compreender os processos em diferentes níveis. Todas as áreas da sua locadora de equipamentos podem ser melhoradas por meio do planejamento, organização e controle e há diversas ferramentas que podem auxiliar nessas atividades. 

Grande parte do sucesso de uma companhia está relacionada com a gestão, pois não é fácil se estabelecer em um mercado em constante mudança e evolução. E cabe a você, gestor, realizar um direcionamento estratégico para a tomada de decisões mais rapidamente e poder controlar apropriadamente os indicadores e os resultados.  

De acordo com o levantamento de Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo, feito pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), apenas 25,3% das empresas que abriram em 2008 não continuavam em pé 10 anos depois. Segundo a edição de 2014 desse mesmo levantamento, uma das principais causas mortis é a má gestão empresarial.  

Ou seja, juntando um bom gerenciamento com o crescimento do mercado de locação de equipamentos, a sua empresa tem boas probabilidades de prosperar. 

Se você quer saber como garantir esse resultado, continue neste artigo. Aqui, você saberá: 

1. 4 ferramentas para fazer uma gestão de negócios eficiente
2. Sistemas de gestão como facilitadores para a sua locadora de equipamentos

4 ferramentas para fazer uma gestão de negócios eficiente 

• Gestão de contas a receber

Saber quais são as contas a pagar e receber é parte fundamental do financeiro de qualquer companhia. Esse acompanhamento te permite identificar quanto de dinheiro será gasto e quanto será ganho em um certo período, bem como saber como está a saúde financeira da empresa. Para isso, é necessário:  

• Registrar todas as movimentações financeiras;
• Gerenciar cobranças e inadimplências dos clientes;
• Planejar o Fluxo de Caixa;
• Ter uma relação de contas a pagar;
• Ser pontual nos pagamentos.

Uma forma de assegurar que todas essas obrigações sejam cumpridas e não haja erros é contar com tecnologia e ferramentas. Um sistema de gestão integrado com todas as áreas da empresa permite maior rapidez no acesso às informações de cada departamento em uma única plataforma. Assim, é possível ter acesso a dados centralizados, gerenciar relatórios e tomar ações com maior praticidade e rapidez. 

• Gestão de patrimônio

Controle de patrimônio é a administração do desempenho focando no patrimônio, ou seja, questões de compra e destinação de bens. Isso deve ser feito para que você consiga controlar a  quantidade e o valor de seus ativos e passivos. A ideia é realizar um processo de análise e planejamento capaz de otimizar a administração da organização como um todo. Algumas ações para implementar esse processo são: 

• Otimizar a gestão do inventário empresarial;
• Estabelecer um manual de procedimentos;
• Utilizar instrumentos de localização de ativos;
• Avaliar a vida útil dos bens.

Aqui, novamente, sistemas digitais podem auxiliar a otimizar a gestão. Essas plataformas podem armazenar e organizar grandes quantidades de dados importantes para a administração. Além disso, esses dois processos são feitos de maneira rápida, segura e automática, o que facilita na tomada de decisões. 

• Gestão de processos

O gerenciamento de processos oferece produtividade, eficiência, melhoria dos resultados e organização para a sua empresa de locação de equipamentos. Essa ferramenta consiste na administração do negócio por meio do controle de processos, isto é, por meio de uma visão sistêmica. O objetivo é aprimorar a maneira como as tarefas são executadas, trazendo maior efetividade nas rotinas. Mapear essas tarefas organiza todas as ações-chave para o bom funcionamento da empresa. As ferramentas para isso, incluem: 

• Mapeamento dos processos ativos na sua locadora (quais são os mais importantes e como funcionam);
• Verificação de todas as oportunidades para melhorias;
• Monitoramento da execução de cada processo;
• Realização da gestão dos contratos da locadora.

Especialmente o último item pode ser aperfeiçoado com o uso de um software/sistema digital. 

• Gestão de equipamentos em locação

A gestão de locação de equipamentos é o trabalho de administrar as questões relacionadas ao maquinário que é alugado para um cliente. Ela é essencial para assegurar o bom funcionamento da sua companhia, manter os processos mais organizados e evitar prejuízos. Para tal, você deve: 

• Controlar todos os ativos;
• Corrigir as falhas;
• Diminuir o tempo de inatividade das máquinas alugadas.

Cada vez mais a gestão de equipamentos em locação está ligada à tecnologia para que o trabalho possa ser otimizado. Os softwares de gestão, por exemplo, podem fazer todo o controle, como a entrada de itens na empresa, inventários periódicos, datas de devolução, entre outros aspectos importantes. 

Sistemas de gestão como facilitadores para a sua locadora de equipamentos 

Nos tempos atuais, os softwares de gestão são um tipo de recurso que devem fazer parte da evolução da sua empresa de locação. Como demonstrado anteriormente, eles têm a capacidade de auxiliar em diversas funções diárias, incluindo no seu negócio no mundo digital. Em e-commerces com um grande volume de aluguéis, dar conta, manualmente, de todas as atividades diárias é um grande desafio. Por isso, o ideal é automatizar o maior número possível de processos com sistemas especializados. 

De acordo com a E-commerce Brasil, um bom sistema deve apresentar: 

• Controles financeiro e de estoque;
• Cadastro e controle de clientes e fornecedores;
• Relatórios de vendas, contábeis, etc;
• Emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e.

O recomendado é buscar uma plataforma, como a Eloca, que reúna e traduza todos os dados que entram e os transformem em relatórios detalhados. Nesse sistema, você cadastra todos os equipamentos que a sua empresa disponibiliza para a locação e a quantidade de cada um deles no estoque. A cada aluguel feito, inserção de máquina no catálogo e qualquer outra movimentação, o sistema é automaticamente atualizado. Dessa forma, é possível ter relatórios completos sobre cada item em estoque, permitindo controlar o fluxo de entrada e saída.  

Além disso, tudo o que sai é registrado com a devida data para devolução, para que seja possível agendar novas locações com antecedência. Assim, com todas as transações e informações sobre os clientes registradas, a gestão de negócios será mais eficaz.